Сидя дома, нам приходится довольствоваться только теми мероприятиями, которые проходят в онлайн-режиме. Кажется, что проводить их куда легче, чем в реальной жизни. Но это не так. Обо всех сложностях организации видеоконференции и самых частых ошибках, которые допускают люди во время вебинаров, рассказала создатель компании Bloom Group Сабина Парвизи.

— Приходилось ли вам организовывать онлайн-мероприятия до того, как началась пандемия?

— Если мы говорим о форматах онлайн-мероприятий с открытой площадкой, которые мы проводим сейчас, то нет. У нас был определенный опыт в проведении таких мероприятий в рамках работы и общения с иностранными коллегами, но, то, что мы делаем сейчас в условиях пандемии, — немного другой уровень. Вести подобные мероприятия, как оказалось, — дело не простое. В отличие от живого мероприятия, при организации вебинара сталкиваешься со многими нюансами, которые невозможно контролировать и предугадать. Например, постоянно волнуешься о мелких деталях, таких как качество интернета у каждого участника,  запуск верной презентации спикером, нажатие им нужной кнопки, своевременное включение и выключение кнопки «Mute». В итоге, волнуешься и переживаешь больше, чем на оффлайн ивентах.

— Что самое сложное в проведении онлайн-конференции или мероприятия?

— Самая сложная часть онлайн-мероприятия – контроль вовлеченности аудитории. Когда спикер выступает в живую, он видит реакцию слушателей воочию, понимает уровень заинтересованности аудитории и учитывая эти факторы, может внести коррективы в свое выступление. Во время же онлайн-мероприятия или большой конференции спикер, по сути, разговаривает с компьютером и не может увидеть реакцию сотни людей. Помимо этого, ситуация осложняется отсутствием интерактива между ним и аудиторией. Если спикеру требуется мнение аудитории, то участникам мероприятия приходится писать свои мысли в чате. Естественно, данные неудобства влияют на все мероприятие в целом.

— Какие самые частые ошибки совершают люди, не имеющие опыт в проведении онлайн-конференций?

— Не назвала бы это ошибками, скорее, проявление неопытности. Многие участники не знают, как написать сообщение в чате, где он вообще находится и соответственно не могут задать интересующий их вопрос. Неопытный  спикер вначале конференции может неоднократно спрашивать, а точно ли его хорошо слышно. Некоторые забывают нажать на кнопку отключения звука. Конечно, спикер может отключить аудио у всей аудитории,  но и эта функция не всегда помогает. Кроме того, конференции часто задерживаются, потому что кто-то из участников забыл проверить свое аудиоподключение и в итоге не слышал выступающих и не был услышан сам. В таком случае, он просит подождать его, чтобы подключиться с другого устройства или поменять наушники. Из-за подобных случаев люди чувствуют себя неловко и боятся сделать что-то не так.

— Сейчас очень популярна платформа Zoom. А какую платформу предпочитаете использовать вы?

— Да, вы правы, Zoom набирает обороты и сейчас является самой популярной платформой для видеоконференций. Zoom предлагает привлекательные цены и удобный для обычного пользователя интерфейс. Но я предпочитаю Skype или Microsoft Teams. Возможно, это связано с многолетним опытом работы в сфере IT. Как пишут многие новостные порталы, Zoom оказался не совсем надежной платформой с точки зрения безопастности.

— Есть ли какие-то лайфхаки или функции во время проведения онлайн-конференции, которые люди не используют или не знают о них?

— Наверное, самый главный лайфхак, которым мало кто пользуется — выбор фона во время конференции. Многие перед онлайн-мероприятием стараются найти дома уголок, чтобы картинка за ними была подобающей. Но мало кто знает, что практически во всех платформах для видеоконференций предусмотрена функция замены фона, которую вы можете настроить вручную. Второй лайфхак – проверка собственного внешнего вида перед началом трансляции. Люди не задумываются об этом и часто во время вебинара начинают копошиться, двигать камеру, выбирая наилучший ракурс. Это лучше сделать заранее, подключившись за 5 минут до запланированной онлайн-встречи. Еще одним важным и простым лайфхаком является выключение иных грузящих программ во время конференции. Это делается для того, чтобы на устройстве ничего не зависало и не мешало трансляции. И последнее, но не менее важное — не отправляйте конфиденциальные материалы в чате конференции, если пользуетесь общественным WI-FI. Это может привести к утечке информации.

— Что бы вы посоветовали людям, которые хотят проводить онлайн-мероприятия?

— Первый совет — обязательно тестируйте изображение и звук перед мероприятием. Проведите вебинар в тестовом режиме, где будет спикер, модератор и 4-5 слушателей.. Спикер, тем самым тестирует свой звук и изображение, выводит тестово на экран слайды, а слушатели комментируют в порядке ли картинка/звук. Такое тестирование поможет выявить мелкие нюансы, которые сыграют важную роль во время основного онлайн-мероприятия.

Второй совет — заранее проинформируйте общественность о мероприятии. Лучше всего это сделать в социальных сетях. Реклама в соцсетях должна иметь ссылку, которая переводила бы человека на страницу, описывающую всю программу мероприятия.

Третий совет — проводите регистрацию на мероприятие. Это позволит вам понять аудиторию, иметь с ней связь при организации других конференций. Также советую всем, кто прошел регистрацию, предложить добавить мероприятие в календарь, а также выслать всем «напоминание» перед мероприятием, ведь люди иногда забывают о времени вебинара.

Четвертый совет — используйте само мероприятие для рекламы тех или иных продуктов, которые вы можете предложить своей аудитории. На бесплатном вебинаре можно заинтересовать продуктом, который слушатели захотят купить после.

— Можете ли вы рассказать о самом забавном или запоминающемся случае во время проведения онлайн-мероприятий?

— На ум приходит один случай. Я устраивала видеоконференцию по работе. Мой супруг был дома. Но он не знал, что я занята, думал, что разговариваю с подругами по видеочату. Тогда супруг решил пошутить и, зайдя в комнату, громко сказал: «Ay arvad, çay gətir!». Это было очень смешно, особенно то, с какой интонацией он это сказал. Мои коллеги, конечно же, поняли шутку и тоже от души посмеялись.

Никита Юдин

Оставить комментарий